Bài 6. Đặt mục tiêu SMART

SMART là viết tắt của 5 từ tiếng Anh với các ý nghĩa sau: Specific (Cụ thể), Measurable (Có thể đo lường), Achievable (Có thể đạt được), Realistic (Có tính thực tế), Timely (Có thời hạn).

Mục tiêu SMART chứa năm khía cạnh giúp chúng ta tập trung và đánh giá lại mục tiêu khi cần. Nguyên tắc này có thể hữu ích cho bất kỳ cá nhân, doanh nghiệp nào đang cố gắng thực hành quản lý các dự án.

S = Specific – Cụ thể

Mục tiêu càng cụ thể càng cho chúng ta biết được chính xác những gì cần theo đuổi để đạt được mục tiêu đó. Nhiều nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, khi mục tiêu càng rõ ràng, tính khả thi của mục tiêu đó càng cao.

M = Measurable – Có thể đo lường

Measurable có nghĩa là có thể đo lường được, nguyên tắc này liên quan tới những con số. Một mục tiêu có thể cân đo đong đếm chắc chắn là một mục tiêu đã được chuẩn bị kỹ lưỡng để lên kế hoạch hoàn thành. Những con số mà chúng ta đặt ra cho mục tiêu giống như một bàn đạp tinh thần vững chắc, chúng thúc đẩy và truyền động lực để thực hiện.

A = Achievable – Có thể đạt được

Achievable là tính khả thi, tức là mục tiêu đó phải có khả năng đạt được, không xa rời, phi thực tế. Hãy hiểu về khả năng của bản thân trước khi đưa ra một mục tiêu nào đó, nếu không sẽ rất dễ khiến chúng ta bỏ cuộc.

Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là chúng ta chỉ nên đặt những mục tiêu đơn giản và tránh những thử thách. Điều này có thể dẫn đến cảm giác không có gì thách thức để muốn chinh phục. Thay vào đó, hãy cố gắng tìm được sự cân bằng giữa việc đặt những mục tiêu khả thi mà vẫn đòi hỏi những thử thách và khuyến khích chúng ta khám phá tiềm năng tối đa của mình.

R = Realistic – Có tính thực tế

Mục tiêu sẽ khó có thể thực hiện được nếu thiếu đi tính thực tế. Một người không đủ sức khỏe, thời gian, không gian sinh hoạt, phương tiện hỗ trợ,… thì không thể làm việc gì đó được. Do đó, cần đảm bảo có đủ điều kiện thực tế để thực hiện mục tiêu.

T = Timely – Có thời hạn

Đặt mục tiêu trong một khung thời gian cụ thể giúp chúng ta có động lực hơn để đạt được mục tiêu. Trong quá trình thực hiện, ta có thể biết được mình đang ở đâu trong cuộc hành trình và kịp thời chấn chỉnh tiến độ nếu đang đi chậm hơn so với kế hoạch đề ra.

Ý nghĩa của mục tiêu SMART

Mỗi nguyên tắc đặt mục tiêu trên đều có ý nghĩa riêng của nó:

• Specific trả lời cho các câu hỏi: Bản thân đang hướng tới mục tiêu gì? Muốn đạt được điều gì sau khi hoàn thành mục tiêu? Thực hiện mục tiêu đó như thế nào?
• Measurable trả lời cho câu hỏi: Mục tiêu đang nằm ở mức nào? Cần đạt được mức bao nhiêu?
• Achievable trả lời cho: Liệu bản thân có đạt được mục tiêu? Mục tiêu có khiến bản thân nản chí không? Có bỏ cuộc giữa chừng khi đang thực hiện không?
• Realistic: Bản thân có đủ điều kiện để thực hiện mục tiêu không? Những gì của bản thân đang không phù hợp với tình hình thực tế?
• Timely: Mục tiêu thực hiện trong bao lâu? Mốc thời gian kết thúc? Thời gian như vậy đã phù hợp chưa?

Nguyên tắc đặt mục tiêu SMART

Nguyên tắc đặt mục tiêu SMART bám vào 5 thành phần Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Timely:

• Định hình ý định: Dựa vào những tiêu chí đã phân tích ở trên, hãy tiến hành định hình mục tiêu cho mình. Phải bám sát vào 5 thành phần S, M, A, R, T để có một mục tiêu thực tế, khả thi.
• Viết mục tiêu ra giấy: Viết những gì mình muốn thực hiện ra giấy rồi dán ở bất cứ nơi nào dễ nhìn và thường xuyên bắt gặp nhất. Cách làm này nhắc nhớ, tạo động lực cho chúng ta thực hiện mục tiêu.
• Xây dựng kế hoạch chi tiết cho mục tiêu: Chia nhỏ mục tiêu ra bằng cách tính toán xem mỗi ngày/ tuần/ tháng cần phải làm những việc cụ thể gì, việc này nhằm rút ngắn thời gian và khoảng cách để đạt được mục tiêu.

Lưu ý là cần kiểm tra liên tục những ý định để biết được mình đang ở đâu trong hành trình thực hiện mục tiêu, đã đạt được bao nhiêu % kế hoạch, bao lâu nữa thì đạt được mục tiêu đề ra.

Phân chia đầu mục các việc cần làm theo thứ tự ưu tiên, việc gì quan trọng cần thực hiện trước, việc gì đang bị chậm tiến độ thì cần làm ngay,… để kế hoạch diễn ra theo đúng tiến độ và hoàn thành mục tiêu trong khung thời gian đã đặt ra.

Một vài ví dụ về mục tiêu SMART

Ví dụ áp dụng nguyên tắc đặt mục tiêu SMART trong đề án cải tiến chất lượng:

• S – Specific (Cụ thể): Tăng tỷ lệ tuân thủ rửa tay của nhân viên y tế tại khoa điều trị tích cực từ 60% lên 80% trong vòng 3 tháng.
• M – Measurable (Có thể đo lường): quan sát tỷ lệ tuân thủ rửa tay dựa trên camera theo dõi tự động và đã có tỷ lệ theo dõi từ trước đạt 60% dựa trên 5 thời điểm rửa tay theo quy định.
• A – Achievable (Có thể đạt được): Với sự can thiệp, nhắc nhở và thì có thể thực hiện được mục tiêu nếu thông qua quan sát trên camera có thể xác định cá nhân nào không tuân thủ, không tuân thủ hay gặp ở những bước nào để nhắc nhở.
• R – Realistic (Có tính thực tế): Có đủ nguồn lực như nhân sự và phương tiện  để giám sát, có sự cam kết của lãnh đạo khoa để nhắc nhở.
• T – Timely (Có thời hạn): Kế hoạch sẽ phải đạt mục tiêu trong vòng 3 tháng.

So sánh 2 mô hình SMART và OKR

Mô hình SMART (SMART Model) và OKR có những điểm tương đồng và khiến nhiều người khó phân biệt. Tuy nhiên, có một số điểm giống và khác nhau giữa hai phương pháp này.

Giống nhau giữa mô hình SMART và OKR

OKR và SMART đều mang đặc điểm của mô hình quản trị mục tiêu (MBO) của Peter Drucker. Cả hai mô hình này đều có niềm tin rằng, mục tiêu chính là chìa khóa đạt được thành công của tổ chức.

Mô hình SMART và OKR là hai phương pháp thiết lập mục tiêu phổ biến trong quản lý dự án và phát triển cá nhân. Mô hình SMART là viết tắt của Specific (Cụ thể), Measurable (Có thể đo lường), Achievable (Có thể đạt được), Realistic (Có tính thực tế) và Timely (Có thời hạn) giúp đảm bảo mục tiêu được đặt ra một cách rõ ràng, khả thi và có thể đo lường được. Còn OKR, viết tắt của Objectives and Key Results (Mục tiêu và Kết quả Chủ chốt), là một phương pháp thiết lập mục tiêu giúp tổ chức định hình các mục tiêu chiến lược và theo dõi tiến độ thông qua việc xác định các kết quả chủ chốt cụ thể làm thước đo thành công của mỗi mục tiêu. Cả hai phương pháp đều nhấn mạnh việc thiết lập mục tiêu một cách minh bạch, đo lường được và hướng tới kết quả, nhưng chúng tập trung vào các khía cạnh khác nhau của quá trình quản lý mục tiêu.

Mô hình OKR cũng hội tụ đủ 5 thành phần trong việc đặt mục tiêu như SMART, bao gồm:

• Tính cụ thể: Mục tiêu cần rõ ràng, được xác định trong một phạm vi nhất định. Các kết quả then chốt nói lên ý nghĩa của việc đạt được mục tiêu.
• Tính đo lường: Kết quả bao gồm chỉ số để đánh giá tiến độ đạt được mục tiêu đề ra.
• Tính khả thi: Khi tuân theo mô hình OKR vẫn dựa vào nguồn lực và thời hạn để thực hiện. Tuy nhiên, khi đưa ra kết quả dự đoán, cần đặt ra sự thử thách, hoàn thành khoảng 70 – 80% đã được xem là thành công.
• Thực tế: Mô hình OKR thường được sắp xếp theo mức độ cao dần để đảm bảo tiến độ hoạt động của cả doanh nghiệp.
• Thời hạn: OKR cũng cần có thời hạn thực hiện mục tiêu.

Khác nhau giữa SMART và OKR

Nói một cách dễ hiểu, mô hình SMART tập trung vào việc đặt ra các mục tiêu cụ thể và đo lường được, còn mô hình OKR tập trung vào việc thiết lập mục tiêu chiến lược và đánh giá hiệu quả thực hiện dựa trên những con số cụ thể.

SMART được xem là một phương pháp đặt mục tiêu rõ ràng, tập trung, tạo động lực mà mỗi cá nhân, tổchức nên áp dụng. Mục tiêu SMART cũng dễ dàng sử dụng cho bất kỳ ai, ở bất kỳ đâu mà không cần các công cụ hoặc sự đào tạo chuyên môn nào.

Tuy nhiên, có nhiều cách giải thích khác nhau về SMART có thể nó mất hiệu quả hoặc bị hiểu sai. Một số người cho rằng SMART không linh hoạt trong các mục tiêu dài hạn, mô hình này có thể kìm hãm sự sáng tạo nếu áp dụng cứng nhắc.

Tài liệu tham khảo:

1. pace.edu.vn
2. Cuốn sách nhỏ về những thuyết quản lý lớn và cách áp dụng. Nhà xuất bản Trẻ. 2018.

By Khôi Nguyên