Nguyên lý này còn được gọi là Ma trận quản lý thời gian Eisenhower, hay còn được gọi là ma trận ưu tiên của Eisenhower là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả bằng cách dựa trên tiêu chí khẩn cấp và độ quan trọng. Eisenhower chia danh sách công việc thành 4 ô, mỗi ô đại diện cho một phân loại khác nhau của các nhiệm vụ: Nhiệm vụ làm trước, nhiệm vụ lên lịch thực hiện sau, nhiệm vụ ủy thác và nhiệm vụ sẽ xóa. Ma trận này được đặt tên theo Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower.
Dwight D. Eisenhower—Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ và là tướng năm sao trong Thế chiến thứ hai – đã trình bày ý tưởng mà sau này dẫn tới Ma trận Eisenhower. Trong một bài phát biểu năm 1954, Eisenhower dẫn lời một hiệu trưởng trường đại học giấu tên khi ông nói: “Tôi có hai loại vấn đề, cấp bách và quan trọng. Việc khẩn cấp thì không quan trọng, việc quan trọng thì không bao giờ khẩn cấp.”
Stephen Covey, tác giả cuốn sách 7 Thói quen hiệu quả, đã lấy lời của Eisenhower và sử dụng chúng để phát triển công cụ quản lý công việc phổ biến hiện nay được gọi là Ma trận Eisenhower. Ma trận chia làm 4 nhóm:
Cách sử dụng:
Loại bỏ các danh mục công việc cần làm đi. Thay vào đó liệt kê những việc giúp bạn đạt được mục đích. Việc này bao gồm khiến cho sếp hài lòng. Bạn cũng cần khiến cho sếp của sếp cũng hài lòng bởi vì họ là người bổ nhiệm người thay thế sếp của bạn.
Bản chất của ma trận quản lý thời gian Eisenhower là tập trung vào ưu tiên và quản lý các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp của chúng. Phương pháp này giúp tách biệt và phân loại các nhiệm vụ thành các nhóm khác nhau, từ đó quyết định cách tiếp cận và sử dụng thời gian hiệu quả.
Mức độ Quan trọng
Đây là khía cạnh đo lường mức độ ảnh hưởng của một nhiệm vụ đến mục tiêu dài hạn và giá trị cá nhân. Chúng có thể liên quan đến sự phát triển cá nhân, sự nghiệp, quan hệ, sức khỏe hoặc những mục tiêu lớn hơn trong cuộc sống. Các nhiệm vụ ở mức độ này không mang lại kết quả ngay lập tức, vì vậy nên cũng dễ bị xao nhãng.
Mức độ Khẩn cấp
Đây là khía cạnh đo lường mức độ cần thiết và thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Các nhiệm vụ khẩn cấp thường liên quan đến thời hạn, yêu cầu ngay lập tức hoặc có thời hạn gấp, có thể gây hậu quả nếu không hoàn thành kịp thời.
Phân loại nhiệm vụ
Dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp, ma trận quản lý thời gian Eisenhower phân loại các nhiệm vụ thành bốn loại khác nhau: quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, khẩn cấp nhưng không quan trọng và không quan trọng và không khẩn cấp. Mỗi loại nhiệm vụ đòi hỏi một cách tiếp cận và xử lý khác nhau.
Bằng cách phân loại nhiệm vụ và xác định cách tiếp cận thích hợp cho từng loại, mỗi cá nhân có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả và đạt được cân bằng giữa các mục tiêu cá nhân và công việc. Nhiều người cho rằng các nhiệm vụ khẩn cấp thì đều quan trọng, nhưng thực tế thì không hẳn vậy.
Góc phần tư thứ nhất –Quan trọng và Khẩn cấp
Góc phần tư thứ nhất là góc phần tư “Làm ngay”, đây là ô đặt bất kỳ nhiệm vụ nào vừa khẩn cấp vừa quan trọng, thường chiếm 15 – 20% quỹ thời gian. Khi có một nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm phải được thực hiện ngay, có hậu quả rõ ràng và ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn, hãy đặt nó vào góc phần tư này.
Những công việc cần ưu tiên hàng đầu có thể được chia thành các nhóm sau:
- Công việc xuất hiện đột ngột mà không thể dự đoán trước
- Công việc có thể biết trước và xếp lịch để chuẩn bị, chúng thường có tính chất định kỳ hoặc lặp lại
- Công việc chưa hoàn thành mặc dù sắp đến hạn
Để kiểm soát các công việc này, việc lên kế hoạch trước mỗi ngày, tuần, thậm chí mỗi tháng nếu cần thiết. Áp dụng nguyên tắc “Eat That Frog” – hoàn thành công việc khó nhất trước. Việc hoàn thành những công việc khó này sẽ tạo động lực và sự tự tin để tiếp tục thực hiện những nhiệm vụ khác, đồng thời tăng tính kỷ luật trong công việc. Sự chủ động trong việc sắp xếp công việc sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và đạt được kết quả tốt hơn.
Góc phần tư thứ 2 – Quan trọng, không khẩn cấp
Góc phần tư thứ hai là góc phần tư “Dành thời gian để làm!”, đây là nơi đặt bất kỳ nhiệm vụ nào không khẩn cấp nhưng vẫn quan trọng. Vì những nhiệm vụ này ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn nhưng không cần phải thực hiện ngay nên có thể lên lịch cho những nhiệm vụ này sau, chiếm khoảng 60 – 65% thời gian.
Tiến hành giải quyết các nhiệm vụ này ngay sau khi giải quyết các nhiệm vụ ở góc phần tư thứ nhất. Ứng dụng nhiều mẹo quản lý thời gian khác nhau để giúp hoàn thành các nhiệm vụ trong góc phần tư này. Một số chiến lược hữu ích chẳng hạn như nguyên tắc Pareto hoặc phương pháp Pomodoro.
Tuy nhiên, các công việc trong góc phần tư này không có áp lực thời gian, nên dễ bị lơ là và trì hoãn việc thực hiện chúng. Điều này có thể dẫn đến việc công việc quan trọng bị bỏ qua hoặc lùi lại trong thời gian dài, gây ảnh hưởng đến sự tiến triển và thành công của mục tiêu dài hạn. Ở góc này cũng khó có thể định rõ thứ tự ưu tiên giữa các công việc. Dẫn đến việc sử dụng thời gian và tài nguyên không hiệu quả, làm ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.
Góc phần tư thứ 3 – Khẩn cấp, không quan trọng
Góc phần tư thứ ba là góc phần tư “Giao quyền!”, đây là nơi đặt bất kỳ nhiệm vụ nào khẩn cấp nhưng không quan trọng. Những nhiệm vụ này phải được hoàn thành ngay lập tức nhưng không ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn, chiếm 10 – 15% quỹ thời gian để hoàn thành. Chẳng hạn như đặt vé máy bay, trả lời email,…
Vì không có sự gắn bó cá nhân với những nhiệm vụ này và chúng có thể không yêu cầu phải hoàn thành bộ kỹ năng nhất định nên có thể giao quyền cho người khác. Giao nhiệm vụ là một trong những cách hiệu quả nhất để quản lý khối lượng công việc và mang lại cho nhóm cơ hội mở rộng bộ kỹ năng của họ. Giao quyền được hầu hết các nhà quản trị áp dụng khi bị quá tải công việc trong đó có những đầu việc không quan trọng, có thể giao phó cho cấp dưới xử lý.
Góc phần tư thứ 4 – Không khẩn cấp, không quan trọng
Những nhiệm vụ còn sót lại là những nhiệm vụ không khẩn cấp hoặc quan trọng. Những phiền nhiễu không quan trọng, không khẩn cấp này chỉ đơn giản là cản trở việc hoàn thành mục tiêu. Đặt những mục còn lại này vào danh sách việc cần làm ở góc phần tư thứ tư, đó là góc phần tư “xóa bỏ”, hoặc chỉ nên dành 5% quỹ thời gian cho chúng. Những công việc này chẳng hạn như lướt mạng xã hội, đi uống cà phê tán gẫu với bạn bè,…
Nhiệm vụ trong góc phần tư này là không cần thiết và không đóng góp cho các mục tiêu hoặc lợi ích lâu dài. Nên thực hiện các hoạt động này kéo dài hoặc loại bỏ chúng hoàn toàn và chúng tạo thành nhóm có mức độ ưu tiên thấp nhất./.
Nguyên Khôi
