PDCA – một chu trình cải tiến dựa trên phương pháp khoa học trong việc đề xuất thay đổi trong quy trình, thực hiện thay đổi, đo lường kết quả và thực hiện hành động thích hợp.
Khái niệm PDCA dựa trên phương pháp khoa học được phát triển từ tác phẩm của Francis Bacon (Novum Organum, 1620). Phương pháp này mô tả tiến trình 3 bước là “giả thuyết”-“thực nghiệm”-“lượng giá”. Người đầu tiên áp dụng khái niệm này vào cải tiến chất lượng là Whalter Andrew Shewhart (1891-1967), một nhà vật lý, kỹ sư, nhà thống kê người Mỹ. Ông mô tả tiến trình này bằng thuật ngữ “làm rõ”-“sản xuất”-“kiểm tra” (specification, production, and inspection). Vào năm 1924 khi thực hiện một yêu cầu về cải tiến chất lượng của tổ chức, ông đã phác thảo thành 4 yếu tố quan trọng được xem là nguyên lý của chu trình chất lượng ngày nay. Đến thập niên 50, khái niệm trên được phát triển và giới thiệu rộng rãi nhờ công của William Edward Deming, ông mô tả dưới tên gọi “Shewart cycle” nhưng người ta biết đến với tên gọi “Deming cycle” hay chu trình cải tiến chất lượng PDCA hay PDSA.
PDCA là gì?
Chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act) là một chiến lược giải quyết vấn đề mang tính tương tác nhằm cải thiện các quy trình và thực hiện thay đổi. Chu trình PDCA là một phương pháp cải tiến liên tục. Thay vì thể hiện một quy trình làm một lần, chu trình Plan – Do – Check – Act là một vòng phản hồi liên tục để lặp lại và cải tiến quy trình. Bằng cách tuân theo chu trình PDCA, các nhóm phát triển các giả thuyết, kiểm tra các ý tưởng và cải thiện chúng trong một chu trình cải tiến liên tục.
Bắt đầu từ việc lập kế hoạch (Plan) rõ ràng, xác định các bước thực hiện. Sau đó, kế hoạch được thực hiện (Do) một cách cẩn trọng và tuân thủ. Tiếp theo, kiểm tra (Check) kết quả thực hiện so với mục tiêu ban đầu để đánh giá hiệu quả. Cuối cùng, dựa trên kết quả kiểm tra, điều chỉnh (Act) những sai sót, rút kinh nghiệm và áp dụng vào chu trình tiếp theo.
Chu trình PDCA là một kỹ thuật hữu ích để xác định, phân tích và giải quyết các vấn đề kinh doanh. Bởi vì chu trình PDCA được xây dựng trên quá trình cải tiến liên tục nên nó mang lại mức độ linh hoạt và cải tiến lặp đi lặp lại.
4 Bước trong chu trình PDCA
Plan – Lập kế hoạch
Giai đoạn đầu tiên của chu trình PDCA đóng vai trò then chốt, là bước đặt nền móng cho toàn bộ tiến trình. Việc hoạch định chính xác và đầy đủ sẽ định hướng rõ ràng cho các hoạt động tiếp theo, đảm bảo sự hiệu quả và hạn chế tối đa các điều chỉnh phát sinh. Tổ chức áp dụng chu trình PDCA một cách hiệu quả sẽ gặt hái được thành công trong việc điều khiển và tối ưu hóa hoạt động.
Chia nhỏ các bước trong bước này giúp tổ chức có một kế hoạch hoàn hảo, hạn chế những rủi ro, thất bại không mong muốn. Tổ chức trong giai đoạn này cần xác định những yếu tố sau:
- Xác định các vấn đề cần phải được giải quyết hoặc phòng ngừa
- Xác định mục tiêu cụ thể của việc lập kế hoạch
- Xác định hành động, quy trình cần làm để đạt được những mục tiêu đó
- Xác định nguồn lực cần thiết.
Có thể sử dụng chu trình PDCA cho nhiều dự án khác nhau. Cho dù đang xây dựng một dự án mới từ đầu hay sử dụng PDCA làm dự án cải tiến chất lượng, thì việc đầu tư vào giai đoạn lập kế hoạch là một cách tuyệt vời để đưa dự án đi đúng hướng.
Lưu ý rằng PDCA là một chu trình. Sẽ không sao nếu tổ chức không có tất cả các câu trả lời trong lần đầu tiên vì có thể sẽ phải thực hiện chu trình này nhiều lần. Mỗi lần chạy lại chu trình PDCA, hãy đánh giá kế hoạch dự án nhằm đảm bảo kế hoạch đó được cập nhật và chính xác hướng tới mục tiêu dự án.
Do – Thực hiện
Sau khi tổ chức đã đồng ý về kế hoạch, hãy Do – hành động. Ở giai đoạn này, cần áp dụng mọi thứ đã được xem xét ở giai đoạn trước. Lưu ý rằng những vấn đề không lường trước được có thể xảy ra ở giai đoạn này. Đây là lý do tại sao, trong một tình huống hoàn hảo, trước tiên tổ chức có thể thử kết hợp kế hoạch của mình ở quy mô nhỏ và trong một môi trường được kiểm soát.
Tiêu chuẩn hóa là điều chắc chắn sẽ giúp nhóm áp dụng kế hoạch một cách suôn sẻ. Đảm bảo rằng mọi người đều biết vai trò và trách nhiệm của mình. Các câu hỏi thiết yếu cần hỏi ở giai đoạn này bao gồm:
- Ai có thể tiến hành thử nghiệm giải pháp?
- Làm thế nào tổ chức có thể thực hiện thử nghiệm ở quy mô nhỏ hơn?
- Tổ chức dự định thu thập dữ liệu như thế nào?
Check – Kiểm tra dữ liệu
Check – Kiểm tra dữ liệu có lẽ là giai đoạn quan trọng nhất của chu trình PDCA. Nếu muốn làm rõ kế hoạch của mình, tránh những sai sót tái diễn và áp dụng cải tiến liên tục thành công, tổ chức cần chú ý đầy đủ đến giai đoạn này. Đây là lúc để kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và xem liệu kế hoạch ban đầu có thực sự hiệu quả hay không.
Hơn nữa, đội ngũ của tổ chức sẽ có thể xác định các phần có vấn đề trong quy trình hiện tại và loại bỏ chúng trong tương lai. Nếu có sự cố xảy ra trong quá trình, cần phân tích nó và tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề. Một số câu hỏi cần tổ chức trả lời trong giai đoạn này:
- Các thử nghiệm giải pháp có mang lại kết quả mong muốn không?
- Điều gì đã không diễn ra như kế hoạch?
- Có đủ dữ liệu để kiểm tra giải pháp đúng cách không?
- Thử nghiệm quy mô nhỏ có thể tiến tới hoạt động rộng rãi hơn không?
- Có giải pháp nào tốt hơn không?
Act – Hành động
Giai đoạn này xác định xem giải pháp có thành công hay không và triển khai nó trong hoạt động của tổ chức để cải thiện quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ. Sau khi xác định, kiểm tra và giải quyết vấn đề, tổ chức có thể thực hiện các hành động khắc phục để áp dụng toàn bộ kế hoạch.
Toàn bộ chu trình lập kế hoạch – thực hiện – hành động là một vòng lặp. Ngay cả sau khi triển khai giải pháp, vẫn có thể bắt đầu lại quy trình, từ lập kế hoạch đến xác định các cơ hội cải tiến khác có thể hỗ trợ sự phát triển của tổ chức và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Nhóm có thể trả lời các câu hỏi như sau:
- Làm thế nào có thể thực hiện sự thay đổi này trong tổ chức một cách hiệu quả?
- Cần những nguồn lực nào để thực hiện thay đổi thành công?
- Có thể tổ chức đào tạo gì để giúp người dùng và nhân viên tổ chức hiểu rõ hơn về giải pháp mới này?
- Có những lĩnh vực nào có thể cải thiện?
- Quy trình nào khác của tổ chức cần cải thiện?
Tầm quan trọng của PDCA trong tổ chức
Phương pháp PDCA được sử dụng rộng rãi để giải quyết vấn đề và tạo ra những cải tiến quy trình chất lượng. Bằng cách triển khai mô hình này, các tổ chức mong muốn nâng cao các quy trình bên trong và bên ngoài của mình bằng cách loại bỏ mọi vấn đề trong quá trình làm việc.
Tính chất chu kỳ của mô hình này cho phép các nhóm xác định và loại bỏ sớm các khiếm khuyết trong quy trình và khởi động lại chu trình cho đến khi đạt được kết quả mong muốn. Giúp làm tăng hiệu quả và loại bỏ các yếu tố không hiệu quả cho đến khi xác định được giải pháp tối ưu.
Do cách tiếp cận liên tục của PDCA, các tổ chức có thể sử dụng mô hình này để thu thập thông tin liên quan trước khi xem xét nên tiếp tục thực hiện kế hoạch hay thực hiện cải tiến. Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu này cung cấp cơ sở nền tảng cho việc cải tiến liên tục các quy trình, sản phẩm, dịch vụ và con người của tổ chức. Một số vai trò quan trọng của chu trình PDCA phải kể đến như:
Cải tiến quy trình
Chu trình PDCA là một vòng lặp liên tục bao gồm lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động. Điều này làm cho PDCA trở thành mô hình lý tưởng để thực hiện các dự án mới. Cơ chế lập kế hoạch, kiểm tra và phản hồi sẵn có của PDCA cho phép khắc phục và cải thiện ở giai đoạn thực hiện quy trình. Chu trình Plan – Do – Check – Act chia dự án thành các bước nhỏ có thể quản lý được và cho phép cải tiến dần dần.
Quản lý chất lượng
Đây là công cụ được sử dụng rộng rãi nhất để thực hiện Quản lý chất lượng toàn diện (TQM) và là cơ sở cho sáng kiến Six Sigma DMAIC. Nó giúp lập kế hoạch thu thập dữ liệu, thực hiện phân tích thống kê dữ liệu để xác minh và ưu tiên các vấn đề hoặc tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Giúp giữ cho quá trình được kiểm soát và khuyến khích phát triển những thay đổi mang tính đổi mới, nhằm đảm bảo cải tiến chất lượng.
Duy trì sự cải tiến liên tục
Một trong những lợi ích chính mà chu trình Plan – Do – Check – Act có thể mang lại cho tổ chức là việc sử dụng chu trình này trong việc cải tiến liên tục. Khi một tổ chức giải quyết thành công một vấn đề trong quy trình, nó có thể trở thành tiêu chuẩn để cải thiện hoạt động kinh doanh. Tổ chức có thể giải quyết các thách thức hoặc vấn đề khác của tổ chức theo cách tiếp cận tương tự. Nếu một nhóm thực hiện một giải pháp và gặp phải những thách thức tiếp theo, họ có thể xem lại chu trình để cải thiện quy trình một lần nữa.
Tăng năng suất và hiệu quả
Có một công cụ thiết lập tiêu chuẩn mà tất cả nhân viên có thể sử dụng để giải quyết các vấn đề hoặc vấn đề cụ thể của tổ chức có thể cải thiện năng suất chung của tổ chức. Việc thiết kế chu trình lập kế hoạch – thực hiện – kiểm tra – hành động cho phép nhân viên sử dụng nó nhiều lần nếu cần thiết để tăng hiệu quả công việc. Nó cũng có thể cho phép các bên liên quan của tổ chức hiểu được vai trò của họ trong việc giải quyết các thách thức và đóng góp vào sự thành công của tổ chức.
Chu trình PDCA trong quản lý chất lượng
Chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act) là một công cụ thiết yếu trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Nó được lồng ghép và liên kết chặt chẽ với các điều khoản 4 – 10 của tiêu chuẩn này, tạo nên một vòng lặp cải tiến liên tục cho Hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức.
Một số thách thức khi triển khai chu trình PDCA
Mặc dù chu trình PDCA rất hữu ích trong việc cải thiện hiệu suất và chất lượng của một hệ thống hoặc quá trình, nhưng cũng có một số thách thức có thể phát sinh trong quá trình triển khai. Một số thách thức phổ biến khi triển khai chu trình PDCA:
– Thiếu sự cam kết từ lãnh đạo: Việc triển khai PDCA hiệu quả đòi hỏi sự cam kết và hỗ trợ mạnh mẽ từ ban lãnh đạo. Nếu lãnh đạo không quan tâm hoặc không hiểu rõ về PDCA, việc triển khai sẽ gặp nhiều khó khăn.
– Khó khăn trong việc xác định vấn đề: Xác định chính xác vấn đề cần giải quyết là bước đầu tiên và quan trọng nhất của chu trình PDCA. Tuy nhiên, quá trình này có thể gặp nhiều khó khăn do thiếu dữ liệu, thông tin sai lệch hoặc do các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề không dễ dàng nhận biết.
– Thiếu sự tham gia của nhân viên: PDCA cần sự tham gia tích cực của tất cả các cá nhân liên quan trong quá trình. Nếu nhân viên không hiểu rõ mục tiêu, vai trò của họ hoặc không được khuyến khích tham gia, hiệu quả của PDCA sẽ bị ảnh hưởng.
– Khó khăn trong việc đo lường kết quả: Việc đo lường hiệu quả của các cải tiến là yếu tố quan trọng để đánh giá thành công của PDCA. Tuy nhiên, đo lường có thể gặp khó khăn do thiếu các chỉ số phù hợp hoặc do dữ liệu không được thu thập một cách chính xác.
– Khó khăn trong việc duy trì cải tiến liên tục: PDCA là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự nỗ lực, kiên trì và cam kết lâu dài. Việc duy trì động lực và sự tham gia của các bên liên quan trong thời gian dài có thể là một thách thức lớn.
– Khó khăn trong việc thay đổi văn hóa: PDCA có thể đòi hỏi thay đổi văn hóa tổ chức, từ việc tập trung vào việc giải quyết vấn đề theo hướng dữ liệu đến việc khuyến khích sự sáng tạo và thử nghiệm. Và tất nhiên, việc thay đổi văn hóa có thể là một quá trình lâu dài và khó khăn.
– Thiếu nguồn lực: Nếu tổ chức không có đủ nguồn lực, việc triển khai PDCA sẽ gặp nhiều khó khăn, bởi nó là hoạt động mang tính liên tục, dài hạn.
– Khả năng thích ứng: PDCA là một khuôn khổ chung, nhưng việc áp dụng hiệu quả cần được điều chỉnh cho phù hợp với từng tổ chức và từng tình huống cụ thể. Việc thiếu khả năng thích ứng có thể dẫn đến việc áp dụng PDCA không hiệu quả.
– Rủi ro thất bại: Thực tế, việc triển khai PDCA không đảm bảo thành công. Có thể gặp thất bại trong một hoặc nhiều giai đoạn của chu trình. Việc học hỏi từ những thất bại và cải tiến liên tục là yếu tố quan trọng để đạt được hiệu quả bền vững.
Câu hỏi thường gặp về PDCA (FAQ)
Sự khác biệt giữa PDCA và Six Sigma là gì?
Six Sigma là phương pháp cải tiến quy trình và chất lượng, cung cấp cho các tổ chức một bộ công cụ, kỹ thuật để cải thiện hiệu suất công việc và nâng cao chất lượng sản phẩm/ dịch vụ. Một trong những công cụ có trong bộ công cụ đó là chu trình PDCA.
Trong khi Six Sigma cung cấp khuôn khổ để xác định điều gì đang làm chậm quá trình, thì các phương pháp như PDCA sẽ giải thích các bước để xác định và loại bỏ vấn đề.
Sự khác biệt giữa PDCA và PDSA là gì?
PDCA là viết tắt của “Plan-Do-Check-Act”, trong khi PDSA là viết tắt của “Plan-Do-Study-Act”. Mặc dù hai mô hình 4 bước này được thiết kế để mang lại những cải tiến cho các quy trình nhưng sự khác biệt giữa chúng là một giai đoạn trong mỗi chu trình.
Ở giai đoạn “Check – Kiểm tra” trong PDCA, nhóm cần kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của mình và xem kế hoạch ban đầu có hiệu quả hay không. Ngược lại, giai đoạn “Study – Nghiên cứu” trong PDSA nhằm mục đích phân tích chuyên sâu kết quả của bất kỳ thay đổi nào được áp dụng ở mỗi bước, đảm bảo cải tiến quy trình lâu dài. Dù bằng cách nào, tổ chức có thể sử dụng cả hai mô hình bằng cách nghiên cứu và kiểm tra kết quả thu được từ các bài kiểm tra.
Chu trình PDCA và Kaizen
Cả PDCA và Kaizen đều nỗ lực cải tiến liên tục thông qua những thay đổi nhỏ, tăng dần và tạo ra văn hóa tổ chức gồm những người tư duy Lean và người giải quyết vấn đề. Phương pháp Kaizen được phát triển bao gồm thực hiện các thử nghiệm nhỏ và theo dõi kết quả, sau đó điều chỉnh khi đề xuất cải tiến mới. Để áp dụng khái niệm này vào thực tế, chu trình PDCA cung cấp một khuôn khổ để thúc đẩy cải tiến liên tục.
Chu trình PDCA đóng vai trò như kim chỉ nam cho hành trình cải tiến liên tục, dẫn dắt tổ chức và cá nhân đến hiệu quả vượt trội. Bắt đầu từ việc vạch ra kế hoạch bài bản, PDCA dẫn dắt ta qua thực thi cẩn trọng, đánh giá khách quan và điều chỉnh linh hoạt. Lặp đi lặp lại vòng quay này, giúp mài giũa quy trình, tối ưu hóa hiệu suất và đạt được mục tiêu đề ra. PDCA không chỉ là công cụ, mà còn là triết lý, là văn hóa hướng tới sự hoàn thiện không ngừng./.
Tham khảo:
- Áp dụng chu trình PDCA trong các bệnh viện Việt Nam (Tài liệu lưu hành nội bộ). GIZ. 2012.
- PDCA là gì?www.pace.edu.vn
- Cuốn sách nhỏ về những thuyết quản lý lớn và cách áp dụng. Nhà xuất bản Trẻ. 2018.
